1. Quién opera DocForm
DocForm es una plataforma operada por Cloud City Colombia SAS, NIT 901249716-3, en Bogotá, Colombia. Puedes contactarnos en soporte@cloudcity.com.co o consultar nuestro sitio corporativo.
Cloud City atiende la gestión de las cuentas y sus relaciones de soporte. Cuando una organización utiliza DocForm para registrar información de sus pacientes o usuarios, esa organización determina las finalidades de la atención y actúa como responsable de esos registros; Cloud City presta el servicio tecnológico conforme a las instrucciones y al acuerdo aplicable. Esta política no reemplaza los avisos ni las autorizaciones que deba obtener la organización.
2. Qué información se trata
- Cuenta y acceso: correo electrónico, datos del perfil profesional, organización, roles y elementos necesarios para autenticar la sesión.
- Pacientes y atenciones: identificación, contacto, información sociodemográfica y datos consignados por usuarios autorizados en formularios, valoraciones y seguimientos. Pueden incluir datos sensibles de salud.
- Documentos y evidencias: archivos, fotografías y firmas incorporados a los formularios por el usuario.
- Soporte: datos y contenido que nos envías al solicitar ayuda o ejercer tus derechos.
- Datos técnicos: información de conexión y registros técnicos necesarios para entregar el servicio, diagnosticar fallos y proteger su operación, como dirección IP, fecha de solicitud y características del navegador o dispositivo.
3. Para qué se utiliza
La información permite autenticar usuarios, habilitar sus funciones, gestionar registros y servicios, mostrar estadísticas de la operación, generar documentos y atender solicitudes de soporte. El acceso a la información de una organización debe corresponder a las funciones autorizadas de sus usuarios.
Los datos sensibles deben registrarse únicamente cuando exista una finalidad legítima, la autorización exigible o una excepción legal aplicable. Los profesionales y las organizaciones deben informar al titular sobre su tratamiento y conservar los soportes correspondientes.
4. Cámara, fotografías y almacenamiento local
La aplicación puede solicitar acceso a la cámara o a imágenes seleccionadas para adjuntar evidencias. Puedes administrar esos permisos en la configuración del dispositivo; denegarlos puede impedir esa función. La app utiliza almacenamiento local para información de sesión y preferencias. Cerrar sesión y desinstalar una app no elimina los registros que ya se hayan guardado en el servidor.
5. Proveedores y acceso por terceros
La operación puede requerir servicios de alojamiento, bases de datos, almacenamiento de archivos, distribución del sitio y correo. El sitio público utiliza Cloudflare como plataforma de entrega. Los usuarios autorizados de la organización pueden acceder a registros según sus funciones. También puede atenderse una solicitud de una autoridad competente en los casos exigidos por la ley.
Para conocer los proveedores, ubicaciones de tratamiento y condiciones aplicables a una implementación específica, solicita esa información a tu organización y a soporte@cloudcity.com.co. No debe suponerse que todos los datos se alojan exclusivamente en Colombia.
6. Conservación y eliminación
El tiempo de conservación depende de la finalidad del registro, el contrato del servicio y las obligaciones legales o profesionales aplicables. La eliminación de una cuenta no implica necesariamente la eliminación de documentos de atención que la organización deba conservar. Al recibir una solicitud se identifica qué información puede eliminarse y qué información debe mantenerse, con la justificación correspondiente.
Consulta el procedimiento en Cuenta y eliminación de datos. Una solicitud de eliminación no se considera completada hasta que se confirme su resultado.
7. Derechos y solicitudes
Puedes solicitar conocer, actualizar y rectificar tus datos, obtener información sobre su uso y, cuando proceda, solicitar su supresión o revocar la autorización. Envía tu solicitud a soporte@cloudcity.com.co, indicando la relación con DocForm y el derecho que deseas ejercer. Podremos pedir información proporcional para verificar tu identidad y evitar entregar datos a otra persona.
Si la solicitud corresponde a un registro gestionado por una institución, se coordinará con la organización responsable. En Colombia, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al procedimiento aplicable.
8. Información de menores de edad
Las cuentas de trabajo están dirigidas a profesionales y personal autorizado. Si una organización documenta la atención de menores, debe gestionar las autorizaciones y salvaguardas aplicables, respetar sus derechos y limitar el uso a la finalidad de la atención.
9. Sitio público y tecnologías de navegación
Esta landing no incorpora publicidad, analítica de marketing ni formularios que reciban información clínica. Sus enlaces de correo abren tu aplicación de correo; solo recibiremos el mensaje si decides enviarlo. Cloudflare puede procesar datos técnicos de las solicitudes para entregar y proteger el sitio. Los servicios externos enlazados aplican sus propias políticas.
10. Seguridad y cambios
La seguridad requiere medidas del operador, de la organización y de cada usuario. Mantén tus credenciales privadas, usa dispositivos protegidos y comunica cualquier acceso no autorizado a soporte. Ningún servicio puede garantizar ausencia absoluta de incidentes.
Esta política puede actualizarse cuando cambien los servicios o las condiciones aplicables. La versión vigente y su fecha se publican en esta página. Las nuevas finalidades que requieran autorización deberán ser informadas conforme a la normativa aplicable.